Como Organizar y Dirigir Reuniones

¿COMO ORGANIZAR Y DIRIGIR REUNIONES?

CRITERIOS PARA LA PREPARACIÓN DE UNA REUNIÓN

-  Toda reunión debe tener un objetivo a lograr. (Planificación, evaluación, celebración, formación,…..)

- En función de ese objetivo organizar la ruta de la actividad considerando inicio, desarrollo y cierre.

- Prever la logística con antelación: lugar adecuado, iluminación, espacio, recursos, merienda…

- Investigar y Organizar información que resulte relevante para la toma de decisiones.

- Llevar el listado de asistencia.

- Prever quien llevará el registro de la reunión.

EL INICIO:

a.- Realizar una bienvenida entusiasta en la que se transmita energía positiva y se agradezca la presencia de todos. Si hay personas que no se conocen facilitar una breve presentación.

b.- Explicar el para qué de la reunión y su agenda e invitar en la creación de un clima de participación y construcción colectiva, en el que cada uno es una parte importante.

c.- Utilizar alguna técnica de integración o recreación si fuese necesario.

EL DESARROLLO

- Dependiendo del tipo de reunión y de los objetivos propuestos desarrollar los puntos de agenda.

- Formular preguntas generadoras que motiven a los participantes a involucrarse en la construcción colectiva. 

- Llevar la secuencia de la reflexión conforme a la técnica escogida. Mantener la reflexión en su cauce.

- Llevar un control del tiempo estimado para cada momento y cumplirlo. Las reuniones que excedan el tiempo tienden a ser aburridas y desmotivan a las personas.

- Manejar de manera pedagógica y equilibrada los posibles nudos críticos o conflictos que pudieran surgir. Debe tener cuidado con lo que se dice, cómo se dice y cuántas veces se dice. El facilitador no debería tomar bandos.

- Observar el entorno en busca de signos que indiquen si se debe hacer algún cambio.

- Mantenerse en el papel de facilitador.  No se puede ser participante y dirigir la reunión al mismo tiempo.  Cuando el facilitador no pone en claro su papel y borra la línea que lo define, puede alienar a algunos participantes, causando resentimientos y la pérdida de control de la reunión.  Se deben ofrecer estrategias, recursos e ideas—pero no opiniones directas y mucho menos imponer una posición.

EL CIERRE.

- Realizar un resumen de los acuerdos y compromisos

- Recordar fechas, lugares y responsables de acciones.

- Agradecer a todos por los aportes.

LOS POSIBLES ROLES DE AMENAZAS.

- Los pico de plata que quieren agarrase toda la reunión para ellos.

- Los conflictivos que quieren generar discusiones  estériles.

- Los pesimistas que intentan desanimar a los demás.

- Los “yoistas” que siempre quieren figurar tratando de desmeritar el esfuerzo colectivo.

- Los flojos que casi nunca participan ni se comprometen.

EVITAR

- Alzar la voz o gritar para que le presten atención mucho menos usar palabras vulgares u ofensivas

- Inclinarse por algún participante o posición y abandonar el rol de equilibrio y ponderación.

- Descartar o desechar cualquier aporte.

- Calificar a las personas por sus actuaciones.

- Dejarse llevar por emociones fuertes negativas y transmitirlas (rabia, cólera, abatimiento…)

- Estar a la defensiva. Si es atacado, criticado…maneje con equilibrio el asunto. Una vez que nos ponemos a la defensiva, nos arriesgamos a perder el respeto y confianza del grupo y esto puede tornar la situación mucho peor.

PROYECTO PARTICIPACIÓN Y PROTAGONISMO CIUDADANO