¿COMO ORGANIZAR Y DIRIGIR
REUNIONES?
CRITERIOS
PARA LA PREPARACIÓN DE UNA REUNIÓN
- Toda reunión debe tener un objetivo a lograr.
(Planificación, evaluación, celebración, formación,…..)
-
En función de ese objetivo organizar la ruta de la actividad considerando
inicio, desarrollo y cierre.
-
Prever la logística con antelación: lugar adecuado, iluminación, espacio,
recursos, merienda…
-
Investigar y Organizar información que resulte relevante para la toma de
decisiones.
-
Llevar el listado de asistencia.
-
Prever quien llevará el registro de la reunión.
EL INICIO:
a.-
Realizar una bienvenida entusiasta en la que se transmita energía positiva y se
agradezca la presencia de todos. Si hay personas que no se conocen facilitar
una breve presentación.
b.-
Explicar el para qué de la reunión y su agenda e invitar en la creación de un
clima de participación y construcción colectiva, en el que cada uno es una
parte importante.
c.-
Utilizar alguna técnica de integración o recreación si fuese necesario.
EL DESARROLLO
-
Dependiendo del tipo de reunión y de los objetivos propuestos desarrollar los
puntos de agenda.
-
Formular preguntas generadoras que motiven a los participantes a involucrarse
en la construcción colectiva.
-
Llevar la secuencia de la reflexión conforme a la técnica escogida. Mantener la
reflexión en su cauce.
-
Llevar un control del tiempo estimado para cada momento y cumplirlo. Las
reuniones que excedan el tiempo tienden a ser aburridas y desmotivan a las
personas.
-
Manejar de manera pedagógica y equilibrada los posibles nudos críticos o conflictos
que pudieran surgir. Debe tener
cuidado con lo que se dice, cómo se dice y cuántas veces se dice. El
facilitador no debería tomar bandos.
- Observar el entorno en busca de signos que
indiquen si se debe hacer algún cambio.
- Mantenerse en el papel
de facilitador. No se puede ser participante y dirigir la
reunión al mismo tiempo. Cuando el facilitador no pone en claro su papel
y borra la línea que lo define, puede alienar a algunos participantes, causando
resentimientos y la pérdida de control de la reunión. Se deben ofrecer
estrategias, recursos e ideas—pero no opiniones directas y mucho menos imponer
una posición.
EL CIERRE.
-
Realizar un resumen de los acuerdos y compromisos
-
Recordar fechas, lugares y responsables de acciones.
-
Agradecer a todos por los aportes.
LOS POSIBLES ROLES DE
AMENAZAS.
-
Los pico de plata que quieren agarrase toda la reunión para ellos.
-
Los conflictivos que quieren generar discusiones estériles.
-
Los pesimistas que intentan desanimar a los demás.
-
Los “yoistas” que siempre quieren figurar tratando de desmeritar el esfuerzo
colectivo.
-
Los flojos que casi nunca participan ni se comprometen.
EVITAR
-
Alzar la voz o gritar para que le presten atención mucho menos usar palabras
vulgares u ofensivas
-
Inclinarse por algún participante o posición y abandonar el rol de equilibrio y
ponderación.
-
Descartar o desechar cualquier aporte.
-
Calificar a las personas por sus actuaciones.
-
Dejarse llevar por emociones fuertes negativas y transmitirlas (rabia, cólera,
abatimiento…)
-
Estar a la defensiva. Si es atacado, criticado…maneje con equilibrio el asunto.
Una vez que nos ponemos a la defensiva, nos
arriesgamos a perder el respeto y confianza del grupo y esto puede tornar la
situación mucho peor.
PROYECTO PARTICIPACIÓN Y PROTAGONISMO CIUDADANO
